Automatización de respuestas por Whatsapp

Publicado en Mayo 2020, como Avanzadas, Funcionalidades, Noticias

La automatización de respuestas es una práctica útil para diversas situaciones. Especialmente para evitar que tus clientes pierdan tiempo valioso esperando respuestas a consultas comunes.

¿En qué consiste la automatización de respuestas?

La automatización de respuestas es una práctica para configurar respuestas que contiene solo información importante, puntual y concisa asociada a la consulta del cliente.

Estas respuestas optimizadas se pueden implementar a través de un número único empresarial de WhatsApp con Alodesk.

Whatsapp para atención al cliente

Actualmente, WhatsApp brinda sus servicios a más de dos mil millones de usuarios en el mundo. Desde la misma compañía señalan que su compromiso es ayudar a conectar al mundo de manera privada y proteger la comunicación personal con el cifrado de extremo a extremo.

¡Importante! Las compañías que integren Whatsapp sólo pueden responder a los mensajes de sus clientes de forma gratuita dentro un máximo de 24 horas.

Si buscas implementar Whatsapp como canal de atención oficial, a continuación te ofrecemos algunos consejos para evitar que te consideren como spam y brindar una atención al cliente impecable, ágil y que permita resolver cualquier tipo de consulta.

Mejores prácticas al implementar respuestas automáticas

A continuación te mostramos algunas buenas prácticas de respuestas automáticas que puedes utilizar en la gestión de negocios y servicio al cliente.

1. Indicarle al cliente qué sucede con su solicitud o bien, comentarle que al dejar sus datos el equipo de soporte atenderá su consulta y le conectará con la persona más adecuada.

2. Señalarle al cliente las opciones de contacto alternativas, es decir, el webchat o un número telefónico.

3. En tiempos de pandemia, es importante transparentarle al cliente la situación actual del proceso logístico, por ejemplo, especificar que hay retrasos con los tiempos de entrega debido a un exponencial aumento de las ventas online. Mencionarle también que todo el equipo está trabajando para solucionar los posibles inconvenientes lo antes y finalmente, agradecerle su comprensión.

4. Establecer frecuencias de envío para evitar saturar de mensajes al cliente y en lo posible, procurar hacerlo dentro de horarios hábiles. comerciales. En el caso de tener clientes en otros países, aconsejamos sincronizar los períodos de envío, teniendo en cuenta la diferencia horaria.

Ahora bien, teniendo en cuenta estas prácticas, veamos la estructura ideal para redactar respuestas automáticas de manera profesional.

Consideraciones para redactar respuestas automáticas

Recuerda que la información que debes incluir en las respuestas automáticas dependerá del contexto y es importante adecuar el tono del mensaje a la situación. De esta manera estarás evitando molestar u ofender a ninguna de las personas que quieran ponerse en contacto con tu empresa.

1. Saludo

Empieza tu respuesta automática con saludando y aprovechando para dar las gracias por ponerse en contacto.

3. Remisión

Recomienda a tus clientes que se contacten a través vía correo electrónico y/o número de teléfono.

2. Disponibilidad

Señala cuáles son los horarios de atención de tu empresa, o bien, los servicios que están disponibles por esa vía de contacto.

4. Cierre y despedida

Aunque este aspecto es opcional, puedes utilizar una mensaje de despedida con un tono cordial y amable.

¡Importante! Tus respuestas automatizadas no tiene que tener obligatoriamente un carácter tan formal. En muchos ámbitos laborales se puede hablar con los clientes de forma más relajada, claro está, sin perder la cordialidad.

Respuestas automáticas y BOT básico de Inteligencia Artificial

Para el caso de los mensajes recibidos por Whatsapp, con Alodesk es posible derivarlos a nuestro módulo de respuestas automáticas. De esta forma, es posible enviar mensajes de respuesta fijos, basados en condiciones o en situaciones 100% configurables, de acuerdo a las necesidades del cliente.

Además, es posible integrar este tipo de mensajes con un BOT basado en lenguaje natural, capaz de reconocer intensiones de consulta basadas en la comunicación informal del cliente.

Para activar este módulo de BOT basado en Inteligencia Artificial, se debe considerar un período de aprendizaje y una importante fase de desarrollo y parametrización (adaptada a cada negocio, para poder mantener ese intercambio de información.

Este BOT permite simular una conversación humana proporcionando respuestas automáticas a las consultas realizadas por un usuario.

Automatización de respuestas y BOT basado en aprendizaje natural

Implementa hoy la funcionalidad de automatización de respuestas en tu sistema de Contact Center o Mesa de Ayuda, una tecnología para interactuar con los clientes y responder a gran escala rápidamente. ¡Logra una comunicación más eficiente con Alodesk!


Déjanos tus datos aquí y uno de nuestros expertos se contactará contigo a la brevedad para mostrarte cómo mejorar tus ventas y darle a tus clientes un trato único.

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